Rechnungsversand per Mail

Ab der Version 6.85 von CapHotel ist nun der Rechnungsversand per Mail verfügbar. Die neue Funktion soll Papier- und Druckkosten senken, für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit sorgen und Sie im Check Out-Prozess unterstützen.


Wie sieht ein Rechnungsmail aus?

Wenn Sie Ihren Gästen ein Rechnungsmail senden erhalten diese eine praktische Rechnungsübersicht sowie die vollständige Rechnung im E-Mail-Anhang als PDF-Dokument. Die Rechnungsmails lassen sich wie gewohnt personalisieren und können nach Belieben an das eigene Branding angepasst werden.


Wie funktioniert der Rechnungsversand per Mail?

Um ein Rechnungsmail direkt aus dem Hotelprogramm versenden zu können muss zuvor eine Rechnung erstellt werden. Verbuchen Sie dafür die Leistungen einer Reservierung auf ein Gastkonto und rechnen Sie dieses ab.

Alternativ können auch Rechnungsmails für bereits erstellte Rechnungen versendet werden. Dazu müssen Sie lediglich das passende Rechnungsdokument öffnen.

Klicken Sie anschließend in der Rechnungsansicht auf das Briefsymbol um mit dem Mailversand fortzufahren.

Jetzt können Sie die gewünschte Vorlage für das Rechnungsmail auswählen. Die Vorlagen sind standardmäßig in Deutsch und Englisch verfügbar und sind bereits im Update integriert. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK um das Rechnungsmail mit Hilfe der Vorlage zu erstellen.

Das generierte Mail enthält einen kurzen Überblick über die abgerechneten Leistungen und die Texte können vor dem Versand bei Bedarf noch bearbeitet werden.

Die vollständige Rechnung befindet sich bereits automatisch im Anhang des Mails und wird beim Versand mitgeschickt. Klicken Sie auf den Anhang-Button rechts oben um die angehängte Rechnung vor dem Versand nochmal einzusehen.

Falls die Rechnung nicht korrekt angezeigt wird können Sie die Rechnung in den Grundeinstellungen unter „Rechnungen konfigurieren“ anpassen.

Mit einem Klick auf das Briefsymbol wird die Mail inkl. Anhang direkt an den Gast verschickt.


Kann ich die versendeten Rechnungsmails erneut einsehen?

Im Menüpunkt Dokumente können die Rechnungsmails jederzeit wieder eingesehen und erneut versendet werden. Die Rechnung im Anhang lässt sich mit einem Rechtsklick und der Option „Anhang öffen“ ebenfalls erneut einsehen.

Mithilfe des Filters oben links können Sie auch nach Rechnungsmails filtern um nur diese angezeigt zu bekommen.


Wie kann ich die Rechnungsmails personalisieren?

Die Vorlagen für Rechnungsmails können wie gewohnt im Menüpunkt Schriftverkehr/Vorlagen angepasst werden. Filtern Sie einfach nach Rechnungsmail-Vorlagen und wählen Sie die Vorlage aus die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie anschließend auf „Bearbeiten“.

Der Betreff welcher beim Mailversand verwendet wird kann auch pro Vorlage individuell eingestellt werden. Wählen Sie dazu die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf „Eigenschaften“. Im folgenden Fenster können Sie den Betreff frei eingeben.

Bei weiteren Fragen oder Informationen zum Rechnungsversand per Mail, können Sie sich gerne jederzeit an uns wenden!

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