Mindestaufenthaltsdauer:
Die Chance, im Zimmerplan für jeden Tag und jedes Zimmer eine separate Mindestaufenthaltsdauer fest zu legen, bietet eine Vielfalt an An- und Abreise-Gestaltungsmöglichkeiten. Um diese aber nach eigenen Wünschen richtig zu realisieren, sollte die Logik dahinter verstanden werden.
Die folgenden drei Punkte sollen dazu dienen, dieses Verständnis zu erweitern. Allerdings sind dafür Grundkenntnisse im Umgang mit dem „Zimmerplan“ erforderlich.
Mindestaufenthaltsdauer
ohne Wechseltag:
Meistens gilt der Grundsatz: Mindestaufenthaltsdauern sollen
so groß als möglich aber so klein als nötig gewählt werden.
In Zeiten erhöhter Nachfrage nach Quartieren (Hauptsaison) können die
Zimmer leicht über längere Aufenthaltszeiträume hinweg verkauft
werden => man legt in CapCorn größer Mindestaufenthaltsdauern fest.
In Zeiten geringerer
Nachfrage nach Quartieren (Nebensaison) können die Zimmer selten über
längere Aufenthaltszeiträume hinweg verkauft werden => man legt in
CapCorn kleinere Mindestaufenthaltsdauern fest.
Daher finden Wechsel in den Mindestaufenthaltsdauern meistens bei
Saisonwechsel statt, die Mindestaufenthaltsdauer bleibt immer über
mehrere Wochen hinweg innerhalb einer Saison die selbe, man trägt
dies entsprechend in den Zimmerplan ein (siehe Abb.1).
Abb.1
In Sonderfällen kann es aber nötig sein, dass man innerhalb
weniger Tage mehr als zwei verschiedene Mindestaufenthaltsdauern
festlegt (siehe nachfolgendes Beispiel).
In solchen Fällen gilt die Regel:
- Ein Zimmer wird bei einer Gästeanfrage grundsätzlich immer unabhängig von den Wochentagen der An- und Abreise angeboten, es gibt aber die Einschränkung: Wenn der Aufenthaltszeitraum der Anfrage kleiner als die größte Mindestaufenthaltsdauer an den Nächten zwischen An- und Abreise ist, wird das Zimmer nicht angeboten.
Beispiel 1:
Es ist eine Lücke von vier Nächten zwischen zwei Buchungen frei. Man
will am Samstag, Sonntag, Montag und Dienstag Anreise zulassen, die
Abreise soll aber auf jeden Fall am Mittwoch erfolgen (siehe Abb.2).
Abb.2
Wenn der Gast also von Samstag bis Dienstag bleibt, beträgt die
Aufenthaltsdauer 3 Nächte, diese ist aber kleiner als die größte
Mindestaufenthaltsdauer innerhalb dieser Spanne, nämlich 4 Nächte am
Samstag. Auf solche Anfragen gibt es laut oben stehender Regel kein
Angebot. Es wäre aber sehr wohl möglich, von Samstag bis Mittwoch zu
bleiben, also eben 4 Nächte. Umgekehrt könnte eine Anfrage von Sonntag
bis Mittwoch zu einem Angebot führen, aber nicht von Sonntag bis
Dienstag.
Der Abreisetag Mittwoch wird somit erzwungen!
Beispiel 2:
Soll umgekehrt die Anreise am Samstag fix und der Abreisetermin variabel
sein, trägt man die Mindestaufenthaltsdauern in umgekehrter Reihenfolge
ein (1234 statt 4321, Abb.3).
Abb.3
Will nun ein Gast etwa am Sonntag anreisen, sind folgende
Aufenthaltsdauern nicht möglich:
- 1 Nacht wegen
Mindestaufenthaltsdauer 2 Nächte in der Nacht von Sonntag auf
Montag.
- 2 Nächte, weil eine solche Belegung
zur Nacht von Montag auf Dienstag reicht, mit Mindestaufenthalt 3
Nächte (Regel wird wirksam).
- 3 Nächte, weil eine solche Belegung
zur Nacht von Dienstag auf Mittwoch reicht, mit Mindestaufenthalt 4
Nächte (Regel wird wirksam).
- Mehr als 4 Nächte wegen der eingetragenen Belegung ab Mittwoch (siehe Abb.2).
Es kommt
somit nie zu einem Angebot, wenn der Gast nicht am Freitag anreist.
Mindestaufenthaltsdauer
mit Wechseltag:
Wenn es darum geht,
dem Gast zu gewissen Zeiten (vorzüglich Hauptsaison) ein Quartier nur wochenweise
(meist Samstag - Samstag) anzubieten, kann ein Wechseltag
festgelegt werden.
Unter „Stammdaten -> Haus Daten“ findet man eine DropDown
- Liste „Wechseltag“ (siehe Abb.4), die die Auswahl des gewünschten
Wochentages erlaubt.
WICHTIG: Allein durch Auswahl des Wechseltages macht man diesen
noch nicht automatisch für alle Saisonen gültig.
Erst die Vergabe einer Mindestaufenthaltsdauern von 7 Tagen macht zu
bestimmten Zeiten den Wechseltag aktiv.
Der Zimmerplan ist somit in Buchungswochen (jeweils von
Wechseltag bis Wechseltag) eingeteilt.
Abb.4
In den meisten Fällen ist die wochenweise An- und Abreise nur zu Zeiten hoher Quartieranfrage (Hauptsaison) üblich. Daher wählt man im Zimmerplan zu diesen Zeiten die Mindestaufenthaltsdauer 7 Tage (siehe Abb.5).
Im Gegensatz dazu
bleibt man in der Nebensaison bei geringeren Aufenthaltsdauern, dann
wird auch der wochenweise Wechsel hier nicht aktiv.
Üblicherweise deckt sich der Wechseltag mit Anfang und Ende der
jeweiligen Saisonen.
Abb.5
Diese Vorgehensweise deckt den Großteil der Buchungsanfragen ab.
Es gibt aber wieder gewisse Sonderfälle (siehe nachfolgendes Beispiel).
Um auch solche Fälle abzudecken, gibt es in CapCorn für jede Anfrage
die programminterne Fragestellung:
Ist in allen Wochen, die von der Buchung vollständig oder auch nur
teilweise erfasst werden, an jedem Buchungs-Wochentag bei der
Mindestaufenthaltsdauer ein 7er eingetragen?
Möglichkeiten:
1) In allen Buchungswochen steht an allen Buchungs-Wochentagen ein 7er:
Die Buchung wird nur akzeptiert, wenn der Anreise- und der Abreisetag Wechseltage sind.
2) In manchen, aber nicht in allen Buchungswochen steht an den Buchungs-Wochentagen ein 7er:
Die Buchung wird ebenfalls nur akzeptiert, wenn der Anreise- und der Abreisetag ein Wechseltage sind, aber in den Wochen, wo nicht an allen Buchungs-Wochentagen ein 7er steht, ist die Wechseltagsregel inaktiv.
3) In keiner Buchungswoche steht an irgend einem Buchungs-Wochentag ein 7er:
Die Wechseltagsregel ist während des gesamten Aufenthalts inaktiv, es gilt wieder die Regel für Zimmerpläne ohne Wechseltag: Ein Zimmer wird nur angeboten, wenn alle innerhalb des angefragten Zeitraums stehenden Mindestaufenthaltsdauern kleiner gleich der angefragten sind.
Beispiel 3:
Im Grenzgebiet
zwischen Hauptsaison mit Wechseltag Samstag und 7 Tagen
Mindestaufenthalt (und damit wochenweise An- und Abreise) und
Nebensaison mit 4 Tagen Mindestaufenthalt soll es nicht möglich sein,
von der Hauptsaison beliebig, d.h. nicht nur von Samstag weg, in die
Nebensaison hinein zu buchen und damit das wochenweise An- und
Abreisesystem zu stören, auch wenn der Anfragezeitraum trotzdem 7 Tage
lang ist (siehe Abb.6).
Abb.6
Dieser Fall entspricht der oben angeführten Möglichkeit Nr. 2.
In der ersten Buchungswoche (3.1 - 10.1) ist an allen Buchungstagen (6.1
- 10.1) die Mindestaufenthaltsdauer 7 Nächte eingetragen. Obwohl in der
zweiten Buchungswoche (10.1 - 17.1) 4 Nächte eingetragen sind, wird
hier die Wechseltagsregel aktiv und diese Anfrage bleibt ohne Angebot
Beispiel 4:
Der Wechseltag ist Donnerstag, der 22.1. Ab diesem Datum sind alle
Zimmer wochenweise frei gemeldet (Mindestaufenthaltsdauer: 7 Tage). Nun
ist eines der Zimmer auch davor schon für 3 Nächte frei (siehe Abb.7).
Abb.7
Man will jetzt, dass entweder diese Lücke von 3 Nächten aufgefüllt
wird (Mindestaufenthaltsdauern 3 Nächte) oder dass ein Gast am 22.1
(Donnerstag, Wechseltag) anreist und genau eine Woche bis zum 29.1
bleibt. Es darf aber nicht sein, dass Angebote erzeugt werden, die von
19.1 , 20.1 oder 21.1 bis irgendwo in die Mitte der nächsten
Buchungswoche (22.1 bis 29.1) reichen, also das wochenweise An- und
Abreisesystem stören.
Ein solche ungewollte Anfrage entspricht ebenfalls der Voraussetzung
für die Möglichkeit Nr. 2, es wird daher kein Angebot erzeugt.
Spezialfall:
Lücken im Zimmerplan:
Werden unbelegte Zeitintervalle (Lücken im Zimmerplan)
mit einer Mindestaufenthaltsdauer versehen (siehe Abb.8), die größer
als die Länge der Lücke ist, so ist zu dieser Zeit das Zimmer
prinzipiell nicht verfügbar. Da so etwas häufig versehentlich
auftritt, gibt es einen Korrekturmechanismus: Für Anfragen vom
Anfang (14.1) bis zum Ende (18.1) der Lücke wird die
Mindestaufenthaltsdauer ignoriert und das Zimmer angeboten. Für
Anfragen, die nur Teile der Lücke umfassen, z.B. von 14.1 bis 17.1,
wird die Korrektur aber aus Sicherheitsgründen nicht aktiv.
Abb.8