Zimmerdaten:

Es ist nötig anzugeben, über welche Zimmer Ihr Betrieb verfügt. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 

Zimmer neu / Zimmer kopieren:  

Hier können Sie ein „neues Zimmer ohne Daten“ (Abb.12/13) anlegen oder ein bereits vorhandenes „Zimmer kopieren“ (Abb.12/13). Es empfiehlt sich, dass Sie dabei nach Ihrem üblichen Ordnungsschema (Zimmernamen bzw. –nummern) vorgehen.  

Abb.12

Abb. 13

Ein kopiertes Zimmer hat stets die selben Zimmerdaten und Preise (siehe „Preise“) wie das Original (Abb.14).

Abb.14

Zimmer bearbeiten:

Es ist wichtig, Informationen über die jeweiligen Zimmer bekannt zu geben, die auch, ebenso wie die „Hausdaten“, auf der CapCorn Internetplattform angezeigt werden => „Zimmerdaten bearbeiten“ (Abb.15/16).

Abb.15

Abb.16

Dabei gilt:

„Importschnittstelle“: Wenn Sie mit einer Hotelsoftware arbeiten und darin die Möglichkeit haben, Ihre Freimeldedaten elektronisch an das Fremdenverkehrsbüro zu übermitteln, so schreiben Sie bitte in dieses Feld die selbe Nummer, die das anzulegende Zimmer in dieser Software besitzt. Dadurch können bei der Datenübertragung die entsprechenden Änderungen, die Sie soeben in der Hotelsoftware unternommen haben, automatisch auch im Webinterface durchgeführt werden. Das Selbe gilt auch für „Kategorie (Importschnittstelle)“, nur dass hier nicht nur Nummern, sondern auch Buchstaben eingegeben werden können.

„Priorität im Angebot“ legt fest, welche Zimmer zuerst und welche zum Schluss angeboten werden. Ein Zimmer mit hoher Priorität wird dem Gast auf der Internetplattform zuerst angeboten. Erst wenn diese alle belegt sind, geht das System zu Zimmern niedriger Priorität über.  

„Gruppe (Seite am Zimmerplan)“ bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zimmerplan übersichtlicher zu gestalten. Die Ordnung der Zimmer in Gruppen kann unter beliebigen Gesichtspunkten erfolgen. Sie sollte jedoch nach einem für Sie passenden Ordnungsschema gewählt werden, wobei pro Gruppe etwa 10 bis 25 Zimmer zusammengefasst werden sollten. Typische Gruppierungsschemata wären z.B. Zahl der Betten, Einteilung in Stockwerke, Einteilung nach Ausstattung, etc. (siehe „Zimmerplan“).

„Zimmer voll buchbar“ bedeutet, dass der Gast ohne Ihr Zutun ein Online-Angebot für ein Zimmer erhält und dieses gleich für sich reservieren kann. Dies wird in Ihren Online-Zimmerplan (siehe „Zimmerplan“) eingetragen und Sie erhalten per Email (an Ihre „Mailadresse Buchungen“, siehe „Stammdaten“) eine automatisch erstellte Buchungsanfrage (was aber noch keine bindende Buchung ist, der Gast muss stets auf eine Rückbestätigung von Ihnen warten, sonst hat er keinen Rechtsanspruch auf das Zimmer, siehe „Ablauf einer CapCorn Anfrage/Buchung“).

„Nur anbieten, aber nicht buchbar“ bewirkt, dass der Gast zwar ein Online-Angebot für ein (oder mehrere) Zimmer erhält, aber keine Reservierung durchführen kann. Dies gibt Auskunft über die Zimmeranzahl, die Ausstattung, den Preis pro Person und Nächtigung (bzw. Miete pro Nacht bei Appartement), mögliche Zu- und Abschläge und den ungefähren Gesamtpreis. Wenn der Gast mit dem Angebot einverstanden ist, so muss er selber, im Gegensatz zu „Zimmer voll buchbar“, mit Ihnen Kontakt aufnehmen.

„Nicht anbieten“: Der Gast wird informiert, dass Sie etwas frei haben, er erhält aber weder ein Angebot noch wird eine automatische Buchungsanfrage erstellt. Er muss sich eigenhändig bei Ihnen wegen dem freien Zimmer erkundigen, dazu ist ihm auch die Anschrift, Telefonnummer, Internetseite und Mailaddresse Ihres Betriebes bekannt gegeben worden (siehe „Ablauf einer CapCorn Anfrage/Buchung“).

„Kategorie (Importschnittstelle)“: siehe „Kategorie“.

„Fremdanbieter Leistungs-ID“: Für den Datenabgleich mit einem Fremdanbieter, z.B. Deskline, möglich bei Kunden, die den Fremdanbieter parallel zu CapCorn verwenden. Mehr dazu siehe „Schnittstelle für Drittanbieter“.

„Bettenanzahl min/max“: das Zimmer wird nur angeboten, wenn die vom Gast in seiner Anfrage angegebene Personenanzahl innerhalb dieser Schranken liegt.

„Bettenanzahl Standard“: da es die Möglichkeit gibt, Ab- bzw. Zuschläge bei Mehr- bzw. Unterbelegung des Zimmers einzuberechnen, muss hier ein Standard festgelegt werden, damit das Programm ermitteln kann, wann es sich um eine Mehr- (Personenanzahl größer als Standardbettenanzahl) oder um eine Unterbelegung (Personenanzahl kleiner als Standardbettenanzahl) handelt, bzw. wie viele Zusatzbetten es gibt (siehe „Zu- und Abschläge => nur bei Zusatzbetten “).

„Wohn- / Schlafräume“: Geben Sie hier bitte die Anzahl der Räume ein, sie dient dem Fremdenverkehrsbüro zu statistischen Untersuchungen.

„ermäßigbar“: Falls Sie Ermäßigungen irgendeiner Art im betreffenden Zimmer (z.B. bei Überbelegung) anbieten, können Sie hier die Anzahl der Personen pro Zimmer angeben, die in den Genuss dieses Nachlasses kommen können. (z.B. wenn in einem Zweibettzimmer bei einer Belegschaft von 3 Gästen einem davon Ermäßigung zugestanden werden soll; siehe auch „Zu- und Abschläge“).

„Vollzahler mindestens“: Wenn in einem Zimmer Ermäßigungen jeglicher Art erst ab einer gewissen Mindestanzahl an Vollzahlern (z.B. ein 4-Bett-Zimmer, in dem es die Möglichkeit gibt, dass 2 Eltern mit 2 Kindern in den Genuss einer Ermäßigung für die 2 Kinder kommen können, jedoch NICHT eine Oma mit 3 Kindern) angeboten werden sollen, so gibt man hier die Mindestanzahl dieser Vollzahler ein.

Wichtig: Im Zweifelsfall immer für den Vermieter, d.h. z.B. wenn ein Zimmer mit „Bettenanzahl max“ = 5, „ermäßigbar“ = 3, „Vollzahler mindestens“ = 3 festgelegt wurde und ein Gast für 5 Personen anfragt, so kann er trotz „ermäßigbar“ = 3 maximal 2 Ermäßigungen in Anspruch nehmen, da die Eingabe „Vollzahler mindestens“ über die Eingabe „ermäßigbar“ dominiert!

Alle neu erstellten Zimmer werden in Ihrem Zimmerplan automatisch in der jeweiligen Zimmerplangruppe hinten angereiht.

Wichtig: Um zu erreichen, dass ein Zimmer im Internet weder buchbar ist, noch angeboten wird, oder auch nur als frei erscheint, müssen Sie dieses über den ganzen „Zimmerplan“ als belegt melden!

Zimmer löschen:  

Alle erstellten Zimmer können bei Bedarf unter dem Menüpunkt „Zimmer löschen“ (Abb.17) wieder entfernt werden. Achtung: mit dem Zimmer gehen auch dessen Preis-, Zu- und Abschlagszuweisungen verloren!

Abb.17

Zimmer sortieren:  

Alle erstellten Zimmer werden zunächst nach der Reihenfolge ihres Erstellens aufgereiht. Bei Bedarf können diese auch unter dem Menüpunkt „Zimmer sortieren“ (Abb.17) umsortiert werden. Die dabei erzeugte Reihenfolge erscheint auch im „Zimmerplan“. Die Sortierfunktion hat keine Auswirkungen auf die Zimmerdaten.