Wird dem Gast ein unverbindliches Angebot unterbreitet, kann dieses zunächst in den Zimmerplan eingetragen werden. Damit ist ein Zimmer zunächst für den jeweiligen Gast reserviert, falls dies nicht erwünscht ist, kann man das Angebot verbergen. Alle Angebotszeilen sind in einer Übersichtsliste zu finden, die durch den Menüpunkt Bearbeiten -> Angebote sowie durch Klick auf die dargestellten Schaltflächen angezeigt werden kann:

Im oberen Bereich dieser Liste befindet sich ein Internet Explorer Symbol, bei Klick darauf öffnet sich die dargestellte Liste als HTM Datei (siehe ganz unten). Das dazugehörige Template ist die Datei OVV.htm im CapHotel Verzeichnis

Daneben steht ein X. Dieses dient zum Schließen der Übersicht. Weiter rechts steht ein Eingabefeld. Je nachdem, welches Kriterium (rote Pfeile) man anklickt, wird dieses Eingabefeld zur Suchmaschine innerhalb der verschiedenen Texte/Werte dieses Sortierkriteriums. Klickt man z.B. das Kriterium "Ang. Nr." an und gibt die Zahl "67" ein, springt ein Anzeigebalken sofort zum Angebot mit der Nummer 67.

Ganz rechts steht der Monat und das Jahr des Zeitraums, für den man die Angebote abrufen will. Stellt man die Monatsauswahl auf Gesamt, werden alle Angebote des nebenstehenden Jahres angezeigt.

Man kann die Einträge dieser Liste alphabetisch nach den verschiedenen Kriterien (rote Pfeile) sortieren, indem man wiederum darauf klickt.

Mit Doppelklick auf eine Angebotszeile kann man sie weiter bearbeiten, mit Rechtsklick bearbeiten oder löschen:

Hier findet man:

• Das Erstellungsdatum: im Programmfenster oben, neben der Bezeichnung und der Angebotsnummer. 

• Die Summe der Quartierumsätze: ist in der rechten oberen Ecke sichtbar.

• Darunter gibt es die Checkbox Option bis. Wenn dieses Hackerl gesetzt wird, bleibt das Angebot nur bis zum nebenbei angeführten Datum aktuell, wird dieses überschritten, landet das Angebot in einer eigenen Liste. Das Ablaufdatum der Option kann mit in das automatisch erstellte Angebot genommen werden, indem man das zugehörige Template mit dem richtigen Platzhalter versieht.

• Es kann auch eine Anzahlung gefordert werden: Der Betrag und das Fälligkeitsdatum sind die notwendigen Eingabeparameter. Auch das kann in das Angebotsdokument übernommen werden, ebenso in die Rechnung, wenn aus diesem Angebot einen fixe Buchung wird (siehe Zu Buchung wandeln).

• Es gibt auch eine Checkbox Am Plan unsichtbar. Dies bewirkt das selbe, wie die Auswahl Angebot verbergen bei Rechtsklick auf das Angebot im Zimmerplan:
  
  
  
  Das Angebot verschwindet dann aus dem Zimmerplan, das jeweilige Zimmer ist wieder für andere Gäste verfügbar. ACHTUNG: Damit wird bleibt aber der Eintrag in der Angebotsliste erhalten. Gänzlich entfernt werden kann ein Angebot nur mit dem Button Gesamtes Angebot löschen.

• Der Button Zu Buchung wandeln macht aus diesem Angebot eine Buchung (auch im Zimmerplan entsprechende Änderung).

• Mit Dokumente können automatische Angebotstexte im MS-Word sowie als Emails verfasst werden. Bei Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich:
  
  
  
  falls bereits Dokumente erstellt wurden, ansonsten:
  
  
  
  Wenn man jetzt ein Dokument erstmalig erstellt oder ein neues hinzufügt, muss man auswählen, in welcher Sprache, welchem Outfit (Sommer / Winter), welchem Dateiformat (Email / Post, d.h. Word) dieses Dokument ausgeführt werden soll:
  
  
  
  Wie viele verschiedene Dokumente hier zur Auswahl stehen, ob man deutsche und englische Angebotstexte unterscheidet, ob man Emails oder Briefe oder beides erstellen will, ob man das Design und den Inhalt in der Wintersaison anders ausführt als im Sommer, das bleibt einem selber überlassen. Die Anzahl der hier angeführten Formate ist  ebenfalls beliebig, alle dies kann durch erstellen / bearbeiten / löschen der entsprechenden Templates (Vorlagen) gesteuert werden. Diese sind im CapHotel Ordner im Unterverzeichnis Templates zu finden.
  
  Das Programm unterscheidet diese Vorlagen nach folgender Nomenklatur:
  
  z.B.: AA_GER_Angebot Winter bedeutet:
  
  A: es handelt sich um einen Angebotstext (B ... Buchungen, R ... Rechnungen)
  A: wird bei Angeboten mit Anzahlungsforderung angezeigt (O ... ohne Anzahlungsforderung)
  GER: der Text ist in deutsch ausgeführt (ENG ... Englisch)
  Angebot Winter: Name, der zur weiteren Unterscheidung im oben dargestellten Auswahlmenü angezeigt werden soll.
  
  Ob es sich um eine Mail- oder eine Briefvorlage handelt, wird durch den Dateityp erkannt:
  
  HMTL-Dateien: Mailvorlagen
  RTF-Dateien: Briefvorlagen
  
  ACHTUNG: beim Bearbeiten der Templates muss diese Nomenklatur und der Dateityp erhalten bleiben, sonst kann CapHotel das Dokument nicht als Vorlage identifizieren.
  
  Im Ordner Templates befinden sich auch noch weitere Vorlagen (für Rechnungen, Buchungsbestätigungen, Anzahlungsbestätigungen):
  
  
  
  Alle diese Dateien können Sie nach eigenen Wünschen verändern.
  
  ACHTUNG: Vermeiden Sie es bitte, in diese Vorlagen größere Bilddateien einzufügen, der Speicherplatzbedarf der Templates sollte maximal einige 10 KB betragen, die laufend daraus erstellten Dokumente, im CapHotel Ordner Documents zu finden, nehmen sonst einen zu großen Gesamtspeicherplatz ein.
  
  Das allgemeine Layout der Angebote wird also aus den Vorlagen übernommen, spezielle Informationen (Zimmerpreis, Personenanzahl, ...) fügt CapHotel automatisch ein:
  
  
  

• Die Schaltfläche Gast Daten öffnet den Gästekarteieintrag, der zu dem Gast gehört, auf den dieses Angebot lautet.

• Mit Anderer Gast kann diese Rolle jemand anderen zugespielt werden (Auswahl dieser Person aus der Gästekartei).

• Mit Gesamtes Angebot löschen wird dieses Angebot sowohl aus dem Zimmerplan als auch aus der Angebotsübersicht entfernt und das Fenster geschlossen.

• Mit Speichern werden Änderungen innerhalb des Programmfenster Angebot übernommen, das Fenster kann dann geschlossen werden.

• Mit Rückgängig werden Änderungen verworfen.

• Zeile bearbeiten dient zum Ändern der ganz unten im Programmfenster aufgelisteten Angebotszeilen (die später zu Buchungs-, Konto- und Rechnungszeilen werden, öffnen zum Bearbeiten geht auch mit Doppelklick).
  
  
  
  Eine Zeile wird mit dieser Eingabemöglichkeit bearbeitet:
  
  
  
  Bei frisch erstellten Angeboten sind zunächst nur eine oder mehrere Angebotszeilen zu finden, die die Nächtigungen betreffen. Weitere Angebotszeilen können aber hinzugefügt werden, und zwar mit den Buttons Zu- und Abschläge oder Artikelzeile.
  

• Zu- und Abschläge: Nimmt der betreffenden Gast gewisse Ermäßigungen in Anspruch oder soll ihm ein Zuschlag verrechnet, können diese hier entsprechend dem Gast zugewiesen werden. Zur Auswahl stehen immer die aktuell zu diesem Zimmer zugewiesenen, in dieser Saison und auch hinsichtlich weiterer Kriterien zutreffenden Zu- und Abschläge. Zu- und Abschläge können nur in Bezug auf Nächtigungs-Angebotszeilen eingefügt werden.
  
  
  
  Dementsprechend gibt es dann neue Angebotszeilen:
  
  
  

• Zusatzleistung: bietet die Möglichkeit, auch Zusatzleistungen hinzufügen zu können, die unter Zu- und Abschläge nicht angeführt sind. Man kann Zusatzleistungen selber definieren und hat dabei einen großen Spielraum an Gestaltungsmöglichkeiten.
  
  
  
  Auch das führt zu neuen Angebotszeilen:
  
  
  
  ACHTUNG: Alle Kontozeilen, die einen Preiserhöhung bewirken, werden Zusatzleistung genannt, egal ob sie aus dem Menü Zu- und Abschläge, Artikelzeile oder Zusatzleistung stammen. Alle Kontozeilen, die eine Verringerung des Gesamtpreises bewirken, werden Nachlass genannt, auch wenn sie aus dem Menü Zusatzleistung stammen.
  
  

• Artikelzeilen: Falls es in diesem Zimmer noch eine ganz spezielle, sowohl bei vorhergehenden als auch nachfolgenden Angeboten kaum mehr benötigte Angebotszeilen geben soll, die aus Gründen der Seltenheit nicht unter Zusatzleistungen definiert wurde, geben soll, kann diese mit Artikelzeile auf schnelle Weise erstellt werden (etwa wenn das Angebot schon auf dem Weg zur Buchung ist, da der Gast eine Anzahlung geleistet hat, diese aber um 20 Euro zu hoch war):
  
  
  
  Dies wird entsprechend zu einem Nachlass: